PROCFIT - Gestão Orientada a Processos

Como tornar a comunicação mais efetivas nas empresas varejistas

O avanço de novas tecnologias no varejo acentuará nos próximos anos a forma com que as empresas estão se relacionando com seus stakeholders. No centro dessa transformação está o que acreditamos ser o desafio da comunicação assertiva aliada com a velocidade para tomada de decisão, evitando que sua empresa tenha impactos negativos em sua vantagem competitiva. Uma pesquisa realizada pela ABERJ (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial), indica que 63% das empresas acreditam que a comunicação interna é um dos processos mais importantes em um ambiente organizacional, e a tendência de investimentos voltados para melhorar a comunicação interna estão em crescimento.

Quando falamos em comunicação, não podemos nos restringir apenas ao conteúdo e como ele está sendo entregue ao receptor da mensagem, mas também é necessário levar em consideração se a informação está chegado as partes interessadas no tempo correto, já que em alguns casos, este tempo pode mudar os resultados de uma determinada operação e também impactar no engajamento da equipe. Neste artigo vamos apresentar a você alguns formatos para aprimorar a comunicação com apoio de tecnologias inovadoras.

  1. Vá além do tradicional:

Uma pesquisa realizada ela ABERJ, aponta que 93% das empresas ainda utilizam o e-mail como principal forma de comunicação interna, em seguida 84% usam a intranet e os aplicativos de rede social corporativa ficam com uma fatia menor do mercado com 23%.  Com estes números podemos perceber que as ferramentas de socialnetworking é pouco utilizada nas empresas, a fim de buscar maior engajamento dos colaboradores.

Sabemos que apenas enviar a informação por e-mail ou através de uma intranet não garante que ela foi visualizada por todos os receptores, por isso, surgiram algumas plataformas como o Cosmos Pro, que transformaram o “mural de avisos eletrônico” em um ambiente web, onde o colaborador e seus gestores podem interagir com curtidas e comentários com as publicações feitas por eles mesmos, setores de RH e de Marketing.

Algumas plataformas disponibilizam também aplicativos para dispositivos móveis (Androis e iOS), para alertar os colaboradores através de push notification

Por estar disponível também no mobile (Apple e Android) o aplicativo ComosPro permite comunicações do tipo push notification diretamente nos celulares dos gerentes de lojas, substituindo as tradicionais comunicações de e-mail, assim comunicados de marketing, operações e recursos humanos (áreas com maior necessidade de comunicação) chegam as lojas em tempo real.

 

  1. Busque Comunicar Desvios de Resultados em tempo de correção.

Estamos vivemos a “era dos dados” e com um aumento significativo no volume das informações dia após dia. Neste contexto, basicamente são 2 (dois) os principais desafios da organização:

  1. Definir os indicadores e analisar e não perder o foco deles;
  2. Garantir que qualquer desvio sobre um indicador chegue ao tomador de decisão na forma mais rápida, dando a ele o tempo para correção.

Não raro, observamos nas organizações que quando um desvio é constatado o dia já passou e resta ao gestor somente buscar a justificativa para um resultado não cumprido, gerando o sentimento de que o acompanhamento de indicadores é feito nos momentos em que há sobra de tempo, e poucos gestores trabalham de forma planejada. Para uma operação varejista dependendo do time em que o desvio for constatado pode ser fatal sob o ponto de vista de resultado não conseguir recuperar. Inovações neste sentido precisa ser explorada, por exemplo pelo CosmosPro é possível estabelecer o acompanhamento entre meta x realizado, a plataforma faz o monitoramento automático (é possível parametrizar o tempo do monitoramento), e se encarregada de avisar o gestor em tempo real quando um desvio é constatado.  Há ainda, recurso de abertura de plano de ação automático quando ocorre um desvio em qualquer uma das metas estabelecidas acontecer, e ao final de um período a ferramenta é capaz de classificar gestores/áreas em um quadrante:

  1. Áreas que bateram suas metas sem abertura de plano de ação;
  2. Áreas que bateram suas metas com interação de plano de ação;
  • Áreas que não bateram suas metas e tiveram interação com o plano de ação;
  1. Áreas que não bateram metas e tiveram interação com o plano de ação

Sendo assim, realizando todo controle com maior nível de governança e transparência, ou seja, direcionando os gestores da forma correta

 

  1. Crie formas de capacitação de pessoal:

Toda rede varejista precisa trabalhar a capacitação de pessoal, principalmente sobre os que ficam em contato diretamente com o cliente. Assim, tirar colaboradores de lojas para treinamento, em alguns casos, chegar a trazer colaboradores de outras cidades e estados para treinamento é um modelo que precisa ser repesando. Para aprofundar um pouco mais essa discussão, um estudo realizado pela Provokers indicou que o tempo gasto pelos brasileiros em vídeos on line aumento em 135% entre os anos de 2.014 a 2.018, pois os conteúdos audiovisuais estão entre as melhores maneiras de atraírem e reterem a atenção do público. O efeito da digitalização precisa ser melhor trabalhado neste sentido, a boa notícia é que já existem empresas trabalhando conteúdos de ensino à distância (EAD) de forma estratégica, pela nossa plataforma CosmosPro é possível criar “trilhas de conhecimento”, as trilhas podem ser dividias em três tipos de categorias:

  1. Trilhas de formação de pessoal: Este tipo de trilha é utilizando quando o colaborador quer partir de um cargo X para chegar no Y, ou seja, na trilha o colaborador encontra todos os cursos e conteúdos que ele precisa saber para chegar no novo cargo, bastando para isso a abertura da vaga almejada, a ferramenta permite saber quais são os colaboradores que estão se preparando para o cargo em questão;
  2. Trilha de melhoria de processo: Este tipo de trilha em geral não liga um cargo ao outro, ela dá a um determinado grupo de funcionários (cargo) um conhecimento adicional sobre o trabalho que ele desenvolve na empresa, por exemplo, ter uma trilha voltada “como melhorar o atendimento ao cliente” e atribuí-la a todos os cargos de dentro da loja;
  • Trilha de negócio: Esta última voltada ao ambiente de gameficação, ela convida o funcionário a estudar caso o desempenho dele esteja abaixo da meta estipulada, em outras palavras, ao fazer o login a plataforma CosmosPro identifica o funcionário e seu respectivo resultado e então o convida para assistir determinados conteúdos que o ajudarão a melhorar seu desempenho.

 

  1. Centralize materiais / acessos e consultas em um só lugar: O quarto e último ponto está ligado a centralização das informações e políticas da empresa em um lugar comum a todos (inclusive a fornecedores quando aplicável), obviamente com os devidos controles de restrições de acessos, tornando democrático o acesso à informação da empresa. Vamos listar alguns exemplos:
  2. Planos de marketing: A maioria dos planos de marketing das redes varejistas que envolvem comprovações de ações de exposição de produto junto aos fornecedores investidores são formados por workflow manual;
  3. Divulgação dos dados de para fornecedores: Também é comum workflow manual tanto na apuração quanto na divulgação dessas informações para os fornecedores;
  • Políticas e Procedimentos Operacionais: Toda rede varejista é regida por procedimentos operacionais e a disseminação destes materiais ocorrem de diferentes formas, a centralização deles em um local último facilita a padronização dos processos dentro da empresa;
  1. A realização e aplicação de check lists periódicos: É algo comum em operações varejistas, assim, ter a apuração destes resultados em um local específico facilita a comunicação dentro da empresa sobre o que deve ser feito.

Por fim, serão destacadas no mercado as empresas que conseguem manter uma comunicação fluída dentro delas mesmos. Funcionários desinformados, mal treinados, com pouco acesso a informação ou até mesmo trabalhando sem saber exatamente o que a empresa espera deles, é um tipo de risco que precisa ser evitado a partir de agora.

Se deseja receber maiores informações de como aprimorar a comunicação dentro da sua empresa fale conosco e conheça nossa ferramenta CosmosPro uma ferramenta abrangente e flexível na gestão da informação dentro das organizações.

 

 

Rogério Cruz

17 anos de experiência nos segmentos de Varejo e Telecomunicações, graduado em Engenharia Elétrica pela USJT, Pós-Graduado em Gestão de Empresas pela PUC, MBA em Finanças pela FIA/USP e Mestre em Engenharia de Produção – Logística e Supply Chain pela FEI. Ocupou posições de diretoria de Logística, Operações e Supply Chain em empresas como CVS/Caremark (SP), Drogaria Venâncio (RJ), Brasil Pharma/BTG Pactual (PE), Drogaria Onofre (SP). Atualmente é o vice-presidente de Serviços da Procfit.

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