PROCFIT - Gestão Orientada a Processos

Software de Gestão: tudo que você precisa saber

Pensar em todos os processos que compõem um negócio e na melhor forma para integrar essas etapas a fim de gerir a empresa com eficiência é um grande desafio. Mas, ele pode ser facilmente solucionado quando gestores da empresa consideram a adoção de um software de gestão empresarial. Essa ferramenta derruba barreiras entre as unidades de negócio, proporciona uma visão global de dados dos mais variados setores da organização, ajuda no planejamento das ações, automatiza operações, facilita a comunicação entre funcionários e contribui para a produção de informações e indicadores consistentes.

Na prática, a característica central de todos os softwares de gestão empresarial é um banco de dados compartilhado, que suporta variadas funções, usadas por múltiplas unidades de negócio. Ou seja, funcionários dos mais diversos setores podem contar com as mesmas informações e adaptá-las para suas necessidades específicas.

Para entender melhor todas as vantagens e facilidades que um software de gestão empresarial pode proporcionar para uma empresa, analisaremos alguns pontos.

1. Planejamento

Uma das funções do software de gestão empresarial é ajudar os gestores no planejamento empresarial — uma das etapas mais importantes para a administração de uma empresa. Nesse processo, ele torna as incertezas do dia a dia mais previsíveis. Com a ajuda de um software de gestão empresarial, os gestores serão sinalizados caso a situação dos negócios não seja compatível com o que foi planejado.

Essa ferramenta é capaz de avisar quando os negócios não estão no caminho certo e alertar para a necessidade de mudanças, para que a empresa atinja as metas traçadas. Como o ritmo de negócios hoje é mais rápido do que nunca, é importante ter uma ferramenta que viabilize o acesso imediato a dados importantes para todos os funcionários.

Sem um software de gestão empresarial também fica difícil organizar dados e informações. O funcionário da empresa que precisa apresentar resultados, por exemplo, terá que reunir as planilhas de Excel isoladas que contêm os dados que preparou e extraí-los manualmente para comparar com as informações do planejamento. Esse processo é bastante trabalhoso e inviabiliza a eficiência do procedimento.

O software de gestão empresarial, por outro lado, leva em consideração as premissas e regras de negócio, anteriormente parametrizadas, e informa ao gestor de forma automática o que está ou não de acordo. Ele oferece relatórios sincronizados em um mesmo sistema.

Antes de escolher o melhor software de gestão empresarial para sua empresa, vale a pena avaliar as funcionalidades da ferramenta que contribuem para um bom planejamento. A maioria dos sistemas brasileiros são mais focados em automação, devido à complexidade das operações empresariais do país e das regras de cada setor — varejo, atacado, serviços, indústria e distribuição. Portanto, certifique-se de que o aplicativo escolhido também contribui para o planejamento do negócio.

2. Automação

A automação de processos por meio de um software otimiza a gestão empresarial e auxilia na redução de custos de uma empresa. A automação garante maior velocidade às operações e também torna o caminho das tarefas de todas as áreas da empresa mais rígido, evitando desvios, percalços e interrupções. Com todas as ações planejadas em um sistema, o processo ganha eficiência e os gestores têm mais facilidade de monitorar a produção e produtividade dos funcionários.

Um bom exemplo que atesta a eficiência do processo intermediado por um software de gestão empresarial é seu desempenho em empresas do varejo. Se foi feito o pedido de uma mercadoria, e o próximo departamento precisa emitir uma nota fiscal para liberá-la para o cliente, o próprio sistema vai encaminhar a necessidade de ação para o próximo funcionário, que fica obrigado a realizá-la. Dessa forma, a ferramenta tecnológica gera uma eficiência natural dos processos e também deixa claro para os gestores possíveis ineficiências. Com um software de gestão empresarial fica mais fácil visualizar as tarefas não cumpridas e questionar e incapacidade do funcionário.

Além disso, os gestores conseguem monitorar o processo de forma mais detalhada, criando indicadores durante cada etapa, e, a partir deles, ter a comodidade de ser alertado pelo sistema sobre as possíveis pendências.

Muitas vezes, os primeiros sinais que demonstram que a empresa precisa de um software de gestão empresarial virão do departamento de contabilidade e do financeiro. Em vez de dependerem de faturas e ordens de vendas baseadas em papel e passar horas por semana inserindo-as manualmente em arquivos físicos diferentes, todo esse processo pode ser manipulado em instantes, por meio de tarefas integradas em um software de gestão empresarial, que permite o lançamento e o cruzamento de dados.

3. Integração

O software de gestão empresarial também auxilia na integração dos serviços e equipes de uma empresa. Na verdade, o principal benefício é a transformação que o software realiza no processo, criando uma verdadeira linha produtiva. É importante destacar que o sistema não diminui o trabalho ou esforços da equipe, mas otimiza e qualifica as tarefas. Além disso, fornece uma visão global e em tempo real dos dados, que permite às empresas abordarem as preocupações de forma proativa e desenvolverem melhorias. Manter informações de clientes separadas e desorganizadas pode gerar sérios problemas de confiabilidade e atendimento.

A ferramenta tecnológica faz com que os fragmentos da empresa — seja os diferentes setores ou os colaboradores e suas respectivas funções — estejam sempre integrados em um sistema, que reúne dados e informações gerados por várias pessoas e em várias etapas. Dessa forma, o trabalho não fica concentrado em apenas um colaborador ou departamento e as possíveis falhas não serão de responsabilidade única, nem comprometerão todo o processo.

Dessa forma, os executivos podem obter uma visão holística das operações de negócios, a qualquer momento, enquanto os outros funcionários podem acessar informações que precisam para trabalhar de forma mais eficaz.

4. Consistência e consolidação

Um software de gestão empresarial garante a consistência e a consolidação dos relatórios de uma empresa. A consistência é assegurada pela alimentação contínua de dados gerados pelo sistema, lembrando que eles estão reunidos em uma mesma plataforma tecnológica, e não espalhados em várias planilhas ou sistemas independentes. O gestor que fará uma apresentação para as demais áreas da empresa, por exemplo, poderá extrair dados organizados em um sistema e, certamente, terá uma explanação mais qualificada, baseada em informações consistentes.

Já a consolidação diz respeito ao agrupamento, cruzamento de informações e produção de relatórios. Ela é mais eficaz quando realizada por um software de gestão empresarial. Caso uma empresa varejista tenha clientes em vários estados, por exemplo, fica mais difícil classificar manualmente as especificidades de cada um deles nas diferentes localidades. O benefício do sistema é ter um único banco de dados que pode ser aproveitado em vários momentos, por funcionários e gestores dos mais variados setores da empresa. Um mesmo dado pode ser usado para distintas comparações.

O software de gestão empresarial também democratiza a informação, permitindo o acesso aos dados armazenados no sistema por todos que trabalham na empresa. A tecnologia é também considerada democrática porque planilhas ou relatórios serão sempre destinados às pessoas certas, nos momentos em que elas realmente precisam recebê-los. Enviar apenas por e-mail, por exemplo, pode gerar insegurança e fazer com que os dados cheguem em mãos erradas.

Para concorrer em um mercado cada vez mais digitalizado e automatizado, as empresas devem estar atentas à urgência de adotar um software de gestão empresarial. Afinal, além dos concorrentes, o fisco e o governo também são digitais e cobram a eficiência tecnológica das empresas.

A falta de uma ferramenta online também impede as empresas de criar um raciocínio lógico de aprendizado contínuo dos processos operacionais. Somente um software de gestão empresarial permite a padronização das atividades e imprime velocidade e eficiência em todas as etapas do processo, garantindo resultados mais positivos.

Quer saber mais sobre gestão orientada de processos? Assine a nossa newsletter e fique por dentro das melhores estratégias empresariais!

Victor Perez

Graduado em Sistema de Informação na Universidade Católica de Santos, com 12 de experiência em Tecnologia da Informação, atuando como Administrador de Banco de Dados e soluções de Business Intelligence, atualmente Gerente de Desenvolvimento na PROCFIT , participando ativamente de Projetos de integração entre Sistemas Distribuídos e desenvolvimento de soluções de software para aplicativos de Linha de Negócios.

Adicionar Comentário

Siga-nos

Não seja tímido, entre em contato. Adoramos conhecer pessoas interessantes e fazer novos amigos.