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Veja como um software de compra pode garantir melhores resultados no varejo

A implementação de sistemas de software de compra para varejo é uma tendência irreversível. Especialmente em um cenário de crise do qual estamos saindo, os empresários têm buscado maneiras de reduzir custos e aprimorar seus processos a fim de atrair ainda mais clientes.

Mas como esse modelo de software pode contribuir para alcançar melhores resultados nesse setor tão competitivo? É sobre isso que falaremos neste post. Acompanhe!

O auxílio dos softwares de compra no varejo

Os softwares de gestão, ou ERPs (Enterprise Resource Planning), são sistemas usados para centralizar e gerenciar todos as informações e processos do negócio — operacionais e administrativos. Dessa forma, tudo fica organizado em uma única plataforma de controle, dando ao gestor uma ampla visibilidade e controle sobre a companhia.

Os ERPs integram os diversos setores da empresa, como controle de estoque, obrigações fiscais e tributárias, compras, contabilidade, entre outras, atuando como o próprio coração do varejo. Para a área de compras, por exemplo, encontramos funcionalidades como estas:

  • cadastro de produtos com a possibilidade de agrupá-los em diversas categorias e subcategorias, permitindo que você gerencie seu estoque e precifique suas mercadorias com muito mais facilidade;
  • configuração flexível para agrupar os produtos com base no método da curva ABC — cálculo que permite identificar e priorizar itens que apresentem maior lucratividade, número de vendas, etc.;
  • formação de grupos de fornecedores para o comprador planejar dias de reposição, descontos e preços promocionais de acordo com a região e o perfil de clientes e concorrentes;
  • sugestão de compras automática;
  • escolha de fornecedores onde o próprio software descobre qual a melhor opção com base em preços, descontos e prazos de pagamento e entrega, gerando os pedidos automaticamente;
  • troca eletrônica e automática de dados de documentos comerciais (EDI) com fornecedores pré-cadastrados que foram elegidos no processo de cotação.

Os sistemas de gestão são bem flexíveis, permitindo customizações inteligentes que se adaptam às necessidades de cada companhia. Isso permite que todos os processos sejam acolhidos pelo software.

Na cadeia de suprimentos, o software agrega um valor estratégico muito grande, uma vez que sua função vai além do aspecto operacional. Entenda então como ele pode contribuir para o planejamento do setor de compras.

Software para varejo como ferramenta de planejamento

No planejamento de compras, existem diversos aspectos que devem ser analisados, como quantidade, qualidade, preços, comparação de fornecedores e tantos outros.

Além disso, com os produtos já adquiridos, é necessário gerenciar o fluxo de mercadorias, o que inclui o ciclo de vida de cada produto dentro do estoque, quanto será mantido no armazém, como ocorrerá a reposição, entre outros fatores.

Por meio de um sistema integrado de gestão, todas essas informações ficam reunidas em uma só plataforma de gerenciamento, e os registros são compartilhados entre todos os setores.

Dessa forma, os compradores conseguem conhecer as reais necessidades da empresa e dos clientes, e os gestores passam a ter em suas mãos dados sempre atualizados sobre a organização.

Por detectar os problemas de cada setor, a empresa pode implementar estratégias que reduzam ou resolvam as falhas nos processos e, com isso, o desempenho do negócio como um todo aumenta.

Benefícios do uso de um software para o negócio

No atual momento de crise econômica, todos os elos de uma cadeia precisam buscar a redução de custos.

Nesse sentido, o varejo, que geralmente vive em um cenário de constante concorrência, precisa ter boas opções de valores na compra de produtos para garantir rentabilidade ao negócio e, ao mesmo tempo, apresentar preços animadores e tentadores aos olhos do consumidor.

Como os softwares de compra podem ajudar? Vejamos!

Garantia do preço negociado

Sistemas com funções para gestão de compras, cotação e rastreabilidade para cruzamento entre pedido e nota vão garantir que o preço negociado seja atendido. Dessa forma, as ações de desconto para o cliente final poderão ser mantidas.

Além disso, ferramentas para gestão de acordos comerciais com fornecedores para negociações de verbas, bonificações e metas de sell in e sell out também vão auxiliar na compra. Com isso, todo o processo seja eficaz e garantirá o melhor preço de venda tanto para o cliente como para o varejista.

Reflexo em toda a organização

Os benefícios do software para a organização se estende aos diversos setores. Segundo o autor Lúcio Colangelo Filho, no livro Implantação de Sistemas ERP, empresas que instalaram um software de gestão perceberam:

  • 32% de redução nos estoques;
  • 20% de redução no tempo de ciclo de ordens;
  • 19% de redução no tempo de ciclo de fechamento contábil;
  • 11% de aumento na receita.

Redução de falhas e fraudes

Como o software ERP possibilita uma análise de todos os processos da empresa, como os setores de vendas, estoque e financeiro, as decisões referentes ao planejamento de compras de materiais e à manutenção da armazenagem são tomadas de forma precisa. Isso evita o desperdício de recursos e tempo.

Padronização e modernização dos processos

Os sistemas de gestão contribuem para que os processos sejam padronizados, conforme o escopo do negócio. Todos eles funcionam de modo automatizado, diferentemente das atividades manuais com planilhas e outros documentos escritos.

Dessa forma, uma venda ao cliente, por exemplo, já deduz o item no controle de estoque. Caso o produto esteja esgotando, o sistema pode gerar uma ordem de compra para a reposição em tempo hábil. Isso contribui para que não haja falta nem excesso de mercadorias na loja.

Redução no tempo de negociação com fornecedores

Os recursos incluídos no software para varejo auxiliam as lojas no repasse de suas demandas aos fornecedores. Esse processo se torna mais eficiente, pois o tempo de espera para a reposição de produtos é reduzido.

Indicadores e relatórios gerenciais

Os indicadores de desempenho, ou KPIs, são essenciais para avaliar o crescimento do negócio. Os softwares ERP possuem funções que geram indicadores automaticamente. Estes servirão de base para a tomada de decisões.

Os sistemas de gestão possuem painéis demonstrativos para a exibição de relatórios com indicadores financeiros e contábeis, gestão de compras e estoque, e cadastro de clientes.

Esses recursos avançados de gestão, como o software para varejo, possibilitam um melhor aproveitamento dos recursos financeiros da loja, integram os diversos setores e facilitam os processos de compras e reposição de mercadoria. Esses benefícios chegam ao consumidor final, que recebe produtos de melhor qualidade e com um preço mais atraente.

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Marcos Cônsoli

Engenheiro de Produção, formado pela USP com mais de 12 anos de experiência em mapeamento de processos e implantação de sistemas ERP nos setores da indústria, varejo e distribuição. MBA em Implantação de Sistemas de Gestão Empresarial pela FIAP e certificado em Supply Chain Management – Certified in Production and Inventory Management (CPIM) – pela APICS. Atualmente, é o vice-presidente de Sistemas da PROCFIT englobando todo setor de desenvolvimento de soluções tecnológicas, processos e service-desk.

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