PROCFIT - Gestão Orientada a Processos

Veja como estruturar os processos de gestão dos negócios

Criando oportunidades para melhorias

A tecnologia da informação modernizou procedimentos e abriu novas portas para que as empresas se profissionalizassem. O investimento aplicado aos processos de gestão destaca-se como uma excelente oportunidade que deve ser aproveitada e usada como diferencial competitivo dentro do mercado.

Garantindo maior flexibilidade e adaptação às mudanças, é possível elevar os níveis de assertividade do negócio e realizar planejamentos mais detalhados, por exemplo. Também é viável investir em uma rigorosa avaliação das etapas de execução e controle, independentemente de qual seja o segmento da empresa.

Com a atenção voltada para os modelos de processos de gestão, é evidentemente mais fácil a tomada de decisões consistentes que dão total suporte à concretização das metas e dos objetivos que foram previamente estabelecidos.

Neste artigo, além de entender mais a fundo sobre o conceito de processos de gestão, você também terá importantes dicas sobre como estruturá-los dentro do seu negócio agora mesmo!

Processos de gestão: o que são e qual a importância?

Os processos de gestão são inerentes ao dia-a-dia das empresas e seu principal objetivo é garantir a eficácia no âmbito empresarial.

Cumprir as metas estabelecidas e alinhar os objetivos à missão da empresa são os primeiros passos decisivos para quem deseja investir nesta área que compreende os ciclos de planejamento, execução e controle de todas as etapas e atividades desenvolvidas no negócio.

No planejamento, etapa inicial e base de qualquer estrutura organizacional, o processo de gestão influencia:

  • Colaborando com o estabelecimento dos objetivos operacionais da empresa;
  • Definindo quais serão os meios e os recursos utilizados;
  • Identificando e simulando alternativas viáveis para planos de ação.

E, afinal, por que é tão importante investir em processos de gestão? Porque quando aplicados de modo eficiente, eles funcionam como bases consistentes para a tomada de decisão dos gestores e dos empresários.

Além disso, é uma excelente alternativa para as empresas que querem aprimorar suas etapas de trabalho. A perceptível redução de erros ao longo dos processos possibilita um melhor posicionamento quanto aos resultados alcançados.

Aproveite para ver os 5 pilares do planejamento empresarial e entenda mais sobre a importância dos processos no dia a dia dos negócios.

5 dicas de como estruturar processos de gestão no seu negócio

1. Traduzindo o negócio em processo

Qual a visão estratégica da empresa? Quais são os procedimentos mais comuns e importantes para o seu dia-a-dia funcional? Definir corretamente quais são os processos mais relevantes para o negócio é o primeiro passo para quem deseja adequar a estrutura organizacional a um modelo de processo de gestão.

A partir do momento em que os pontos mais fortes são destacados e levados em conta, pode-se criar o mapa geral dos processos de gestão que viabilizam a aplicação de estratégias de modo direto e objetivo, com melhores resultados.

2. Mapeando e detalhando os processos de gestão

Com mapa geral dos processos de gestão em mãos, é chegada a hora de mapear cada uma das estratégias e atividades da empresa, definindo quais são prioritárias.

É importante impor certo padrão neste passo a fim de agilizar as etapas internas do negócio. Portanto, detalhe cada uma das ações e defina os padrões que serão aplicados neste novo modelo de negócio para, só então, aplicar os estudos de custo.

Quanto cada etapa das atividades custará? Qual o capital humano necessário para o seu desenvolvimento? Feito o mapeamento e elencados os detalhes, é possível encontrar essas respostas, essenciais para a etapa de planejamento das tarefas.

3. Definindo os indicadores

Tão importante quanto conhecer cada uma das atividades da empresa é necessário encontrar ferramentas que sejam capazes de medir e melhorar cada um dos processos.

Definir indicadores é uma etapa elementar quando o assunto é investir em processos de gestão e isso porque não faz sentido nenhum alterar a estrutura da empresa se a eficácia do novo modelo não puder ser avaliada.

Através desta avaliação, responsável por mensurar os resultados reais do negócio, é possível melhorar os processos que ainda não atingiram bons resultados. Este aperfeiçoamento pode, e deve ser contínuo, levando sempre em conta que o mercado muda constantemente.

4. Criando oportunidades para melhorias

O objetivo dos processos de gestão é garantir o máximo da qualidade com o mínimo do esforço e tempo possível. Operações que geram retrabalhos ou a perda dos padrões de qualidade e eficiência devem ser revistas e veementemente reestruturadas a fim de que todos esses erros sejam sanados.

Porém, mais do que melhorar processos que estão insatisfatórios, a empresa pode optar pelo constante aperfeiçoamento ao buscar por oportunidades de melhorias para suas atividades.

Em resumo, essas oportunidades podem ser resumidas em 4 grupos: Oportunidades de incremento, simplificação, automatização ou de eliminação. Responder à questão “Como eu posso agilizar os processos da empresa?” é o primeiro passo!

5. Implantando novos modelos

Implantar um novo modelo de negócios é um passo decisivo para a empresa e deve ser entendido como mais que uma simples revisão de processos e etapas.

É imprescindível que todos os colaboradores se mantenham envolvidos para que os resultados pretendidos sejam, de fato, alcançados.

Vale ressaltar que a própria cultura organizacional da empresa deve mudar a fim de acompanhar o novo desenho dos processos de gestão.

Integrar e treinar o pessoal são passos determinantes para obter sucesso. Não menospreze essa etapa e tenha verdadeiros resultados.

Consultoria em processos de gestão

Para ter êxito na estruturação da empresa, é possível contar com parceiros especializados em desenvolver e aplicar os processos de gestão nos negócios. As consultorias são excelentes opções e usam das tecnologias para entregar as melhores soluções para os diferentes tipos de organização.

Os resultados entregues por estas empresas profissionais são muito mais do que notórios!

Você já tem uma consultoria de negócios? Entenda por que a sua empresa precisa disso neste artigo interessante sobre o tema!

Para escolher uma consultoria em processos de gestão, é importante levar em conta a personalização do serviço. Lembre-se: as propostas devem ser feitas sempre de acordo com o diagnóstico das necessidades reais da empresa. Aproveite para assinar a newsletter e não perca nenhuma nova publicação!

Edmundo Rodrigues

Mestre em Engenharia de Software com foco em Gestão de Projetos (Metodologias Ágeis). Pós-Graduado (Especialista) em Governança de TI, Pós-Graduando (MBA) em Gestão de Projetos pela FGV, Pós-Graduando (MBA) em Gestão Financeira e Controladoria e graduado em Analise de Sistemas – Administração. É certificado oficial internacional em COBIT, ITIL, PMBOK, Scrum Master, Product Owner, Managament 3.0, Prince 2 e Programa de Desenvolvimento Pessoal para Líderes – Harvard. Pesquisador titular do grupo de pesquisa em Gerenciamento de Projetos da Universidade Federal de Pernambuco. 12 anos de experiência em Gestão de TI, Gestão de Projetos, Gestão de Programas, Gestão de Portfólio, Diretoria de TI, Diretoria de PMO, e consultoria/mentoria – preparando departamentos de TI para enfrentar a Sarbanes-Oxely (SOX) em empresas com capital aberto no mercado de ações americano. Atuou como professor em cursos de Pós-Graduação, lecionando disciplinas nas áreas de Governança de TI e Gerenciamento de Projetos. Atualmente, atua como Diretor Regional Norte/Nordeste da PROCFIT.

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