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Saiba como fazer um planejamento orçamentário do seu negócio

Planejamento

Uma visão do futuro de uma empresa, com base em metas realistas, pode ser feita com o auxílio do planejamento orçamentário. Esse é um instrumento para planejar e controlar receitas, custos, despesas e investimentos de um empreendimento para os próximos meses ou anos.

É por meio desse processo que o empreendedor poderá guiar as decisões de sua empresa. A tentativa de “antever o futuro” é feita com base no comportamento passado e nos resultados alcançados no ciclo anterior.

A previsão dos próximos passos financeiros de uma empresa deve ser feita também com o conhecimento de seu segmento e do cenário econômico do país. Somente dessa forma o planejamento orçamentário poderá estabelecer as metas mais precisas e exatas.

O que é um planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário é uma visão do futuro dos recursos de uma empresa, do quanto ela pode gastar, as metas que deverá atingir e quais ferramentas serão utilizadas para alcançá-las.

Com base no desempenho passado e com previsão de mudanças futuras, são quantificadas financeiramente as atividades da empresa. Assim, é estabelecida uma previsão para orientar as decisões de gestores.

Ao orientar a empresa em sua trajetória para atingir os objetivos estabelecidos, o planejamento orçamentário permite avaliar se a realidade organizacional caminha ao encontro daquilo que seus proprietários desejam.

Ele visa melhorar a avaliação e a utilização de recursos de uma empresa, bem como integrar aspectos operacionais e funcionais, alinhar objetivos dos diferentes setores da organização e orientar para a definição de atividades e datas de execução.

Como realizá-lo em sua empresa?

Ao realizar o planejamento orçamentário de uma empresa, devem ser levantadas as origens de recursos da empresa, como vendas, empréstimos e outras fontes de receita. É necessário ainda identificar como esses recursos são utilizados, ou seja, relacionar custos, despesas e investimentos.

Receitas

Para o levantamento das receitas, devem ser considerados aspectos tanto atuais quanto futuros. Assim, é necessário determinar o volume atual de vendas e o preço médio por produto, além da taxa esperada de vendas para o próximo período. Ao ser considerada essa previsão, deve-se levar em consideração taxas de crescimento passadas, o cenário econômico e futuro do mercado e variações sazonais esperadas, como período de férias e entressafra. Para o devido acompanhamento, o valor esperado de vendas deve ser projetado mês a mês.

Entre os dados levantados, devem considerados também o cálculo de impostos sobre faturamento com base nas vendas projetadas e o cálculo da receita líquida.

Custos

A partir do volume de vendas projetado, de acordo com o segmento de atuação da empresa, deve ser calculado o custo dos produtos e mercadorias vendidos ou o custo de serviços prestados. Para que esse cálculo seja preciso, deve ser considerada a possibilidade de inflação nos itens de custo.

Despesas

Para esse levantamento, deve ser determinado o volume de despesas atuais, considerando despesas de vendas, de administração e despesas financeiras.

A análise da projeção de receitas e custos orientará a avaliação da necessidade de ampliações de despesas, como contratação de pessoal, premiações por metas alcançadas ou gastos com serviços públicos.

Investimentos

Ao considerar os investimentos no planejamento orçamentário, deve ser analisada a necessidade de aquisição de novas máquinas ou ferramentas, novos imóveis ou alterações no processo produtivo.

Para evitar o comprometimento de todo o planejamento, os investimentos devem ser financiados por meio de lucros retidos ou, quando houver necessidade, pela realização de financiamento bancário com custos a serem pagos com os resultados alcançados pela organização.

O que é o DRE?

O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) faz parte intrínseca do planejamento orçamentário. É um relatório que apresenta uma síntese econômica das atividades operacionais e não operacionais de uma empresa. Por meio dele é possível visualizar se a organização gera lucro ou prejuízo.

Embora a apresentação do DRE anualmente seja uma obrigação legal, ele pode ser gerado mensalmente. Esse demonstrativo de resultados é utilizado para fins administrativos e gerenciais e visa detalhar todos os fatores que integram o resultado líquido da empresa, com o confronto de receitas, custos e despesas.

Por meio do Demonstrativo de Resultados do Exercício, pode ser feita uma análise geral dos resultados alcançados por toda a empresa, assim como de cada setor. Esse relatório oferece a avaliação da capacidade de geração de lucro da organização e embasamento para mudanças de administração quando os resultados estiverem aquém do planejado.

Estruturalmente, para o cálculo do DRE, os impostos e demais deduções são subtraídos de todas as receitas e, assim, é determinado o lucro bruto operacional. A partir desse resultado, são subtraídos folha de pagamento, aquisições e demais custos, e identificado o lucro líquido.

Para o planejamento orçamentário, o lucro líquido é fundamental, uma vez que demonstra efetivamente a capacidade do negócio para manutenção de sua saúde financeira e possibilidade de crescimento.

Por meio do DRE é ainda possível identificar excesso de alguma despesa ou quais atividades geram menos renda, para análise e possíveis correções.

Como acompanhar o planejamento orçamentário?

Com a utilização do DRE, gerado mensalmente, os gestores podem identificar se os resultados alcançados pela empresa se aproximam daquilo que era previsto no planejamento orçamentário ou se houve grandes desvios e quais foram suas causas.

Todo o acompanhamento deve ser feito com o uso de um ERP — Enterprise Resource Planning, que integrará todos os dados e processos da organização em um único sistema.

Com auxílio do ERP, será possível registrar e controlar todas as transações da empresa, comparar o que foi orçado com aquilo que foi realizado, analisar e entender variações. Caso necessário, o planejamento orçamentário deverá ser revisto para que os objetivos sejam adequados às alterações fora do controle da organização ou de ameaças e oportunidades que surgirem no seu segmento de atuação.

É importante ressaltar que o planejamento orçamentário não assegurará o alcance dos resultados projetados. O cumprimento do que fora planejado deve ser feito com disciplina pelos gestores e com o envolvimento de todos os responsáveis pela administração do negócio, com o devido acompanhamento e avaliação dos objetivos estabelecidos.

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David Mariano

Administrador de empresas e analista de sistemas atuante há 13 anos no desenvolvimento de sistemas com foco em processos para cumprimento de obrigações tributárias.

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