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8 dicas sobre emissão e gerenciamento de notas fiscais na sua empresa

A emissão de notas fiscais é uma obrigação legal de empresas quando vendem produtos ou oferecem serviços. São elas que possibilitam maior segurança para ambas as partes e permitem que o os órgãos competentes verifiquem os impostos devidos.

Porém, com um grande volume de movimentação de vendas, as empresas podem ter alguma dificuldade em garantir emissão e gerenciamento corretos. Para vencer os principais desafios nesse sentido, veja 8 dicas para tornar o processo mais fácil.

Mantenha as notas organizadas

Como é obrigatório manter arquivadas – por no mínimo 5 anos – as notas fiscais emitidas, a organização é peça fundamental para um gerenciamento adequado. Isso vale, inclusive, para as notas fiscais eletrônicas — afinal, não é porque o documento é digital que ele pode ficar desorganizado.

A organização começa com a definição de um local para os documentos serem guardados, assim como a sua identificação. Outro ponto que conta a favor da organização é a hierarquização de acesso, o que garante a confiabilidade das informações.

Crie uma rotina de emissão e armazenamento

Garantir que haja um processo padronizado desde a emissão até o armazenamento torna tudo mais conveniente e organizado. É o caso de agrupar tarefas que sejam semelhantes e possam acontecer ao mesmo tempo, como o recebimento de lotes diversos no estoque e que são provenientes do mesmo fornecedor.

Evidentemente, algumas emissões e armazenamentos possuem condições especiais que devem ser avaliadas caso a caso, mas, no geral, é benéfico estabelecer um modo padronizado de operação. Além de aumentar a produtividade, diminui os erros.

Preste muita atenção no preenchimento

Por falar em erros, uma vez que a nota fiscal seja emitida, ela não pode ser alterada. O máximo que pode acontecer é realizar retificações, que devem ser previamente aprovadas. Com isso, um erro na emissão pode ser significado de mais burocracia e gerenciamento mais complexo.

Para evitar que situações como essas aconteçam, o ideal é que haja o máximo de controle e cuidado com o preenchimento. Ter atenção a códigos, valores e informações adicionais garante que as notas fiscais sejam preenchidas corretamente de primeira, o que reduz as chances de eventuais transtornos.

Controle a validação das notas fiscais

A emissão em si não é o último passo para começar o gerenciamento. Isso porque, a nota pode ter mais de um status atribuído pela Secretaria da Fazenda: Validada, Denegada ou Rejeitada.

Os casos mais comuns de rejeição de nota fiscal são quando trazem desacertos de informações fiscais, assinatura digital vencida ou quando a empresa não consta no cadastro de emissora de NF-e. Nos casos de erros de digitação ou inconsistências no próprio documento, a nota pode ser retificada e enviada mais uma vez à Secretaria de Fazenda (SEFAZ) correspondente. Pode-se usar a mesma numeração ou uma nova, visto que uma nota fiscal rejeitada não consta no registro de NF-e da SEFAZ.

Se a nota fiscal for denegada, isso significa que o emissor ou o destinatário da NF-e têm pendências fiscais em relação à SEFAZ de seu Estado. A NF-e denegada, ao contrário das que são rejeitadas, ficam registradas na base de dados da SEFAZ em questão, impedindo a reutilização da numeração e obstando novas faturas da empresa impedida, até que ela regularize sua situação fiscal.

É essencial que haja atenção ao preencher a NF-e, a fim de que não haja problemas de emissão. E vale dizer que, sem que haja um adequado acompanhamento, você pode armazenar notas fiscais inválidas e até mesmo estar em situação irregular sem ter ciência do fato.

Dessa forma, vale a pena ficar de olho no status de cada nota fiscal emitida para garantir que todas tenham sido devidamente aprovadas e estejam válidas.

Prepare-se para situações imprevistas

Mesmo quando você faz o preenchimento adequado, ainda assim podem ocorrer problemas diversos com a emissão de notas fiscais. O motivo é simples: o sistema da Secretaria de Fazenda responsável por aprovar as notas pode ficar com instabilidade ou fora do ar. Sendo possível acompanhar esses cenários pelo site de cada SEFAZ do Estado do Emitente.

Se houver alguma indisponibilidade e lentidão, a emissão fica prejudicada e tudo fica mais lento. Se a sua empresa não agir rapidamente, o resultado pode aparecer em forma de entregas de fornecedores que não conseguem ser realizadas, por exemplo.

Por isso, mantenha-se atento a essas questões e tenha sempre um plano extra para caso isso aconteça. Comunicar o remetente com mais antecedência, por exemplo, permite um novo agendamento de entrega, evitando prejuízos.

Faça o backup periódico de dados

Quando o assunto é segurança, é muito importante fazer o backup periódico de dados, sobretudo no caso de emissão de documentos eletrônicos.

Considerando que as notas fiscais eletrônicas devem ser mantidas por no mínimo 5 anos, garantir a disponibilidade desses documentos é fundamental. Como problemas imprevistos podem comprometer o sistema e eliminar os dados armazenados, o backup se faz indispensável.

Tenha pelo menos uma cópia de segurança armazenada em um servidor diferente e realize periodicamente o salvamento extra das notas, permitindo que qualquer dado seja facilmente recuperável.

Favoreça a comunicação interna

Uma empresa normalmente é dividida em diversos setores que trabalham rumo ao mesmo objetivo. Porém, mesmo nesse sentido é possível que setores distintos ajam de forma a complicar a gestão de notas fiscais como um todo.

Para evitar que isso aconteça, abra o canal de comunicação interna. Garanta, por exemplo, que setor de estoque, de compras e de vendas conversem entre si, facilitando a emissão adequada para o cliente final.

Também é muito relevante manter um diálogo adequado com o contador, afinal, é ele quem garantirá a regularidade da empresa perante os órgãos competentes. Facilitar o acesso dele às notas fiscais e seguir suas orientações torna mais fácil o processo de declaração de receitas e pagamento de tributos.

Considere automatizar o processo

Se a intenção é conseguir uma otimização nos processos, é preciso considerar automatizar essas etapas.

É o caso de contar com um software que auxilie na emissão, controle, armazenamento, planos de contingência e backup das notas fiscais. Assim, é mais fácil organizá-las por data de emissão, acompanhar prazos ou conhecer a sua situação junto à receita.

O ideal é que a solução tecnológica esteja adequada aos processos da empresa, oferecendo integração e facilitação de todas as etapas.

A emissão de notas fiscais e o seu gerenciamento correto são muito importantes para que a empresa se mantenha totalmente regular, além de garantir mais segurança em geral. Para conseguir isso, é preciso ter controle desde o preenchimento correto até o armazenamento das notas pelo período estabelecido por lei.

Na sua experiência, quais são os maiores desafios na emissão e gerenciamento de notas fiscais? Conte nos comentários e compartilhe conosco suas ideias!

Andrea Aguiar

Técnica em Gestão Empresarial pelo Senac, graduada em Gestão de Terminais Portuários pela Unisantos, atuou por 5 anos no mercado em Gestão financeira, além dos 6 anos Consultoria do processo Comercial da Procfit. Nos últimos 2 anos gerencia o Service Desk da Procfit.

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