PROCFIT - Gestão Orientada a Processos

Indicadores de desempenho mostram o caminho a ser seguido

A gestão de um negócio é sempre um desafio: é necessário conhecer e avaliar uma série de fatores, índices e informações para garantir que tudo corra bem, que a empresa se desenvolva e conquiste espaço em um mercado cada vez mais competitivo. Nesse cenário, é necessário que o gestor encontre estratégias e ferramentas para acompanhar de perto o rendimento dos negócios. Justamente por isso, os indicadores de desempenho são tão importantes e necessários.

No artigo de hoje vamos conhecer a fundo um assunto que é essencial para os gestores, avaliando qual a importância dos indicadores de desempenho para o crescimento de uma empresa.

Vamos compreender o conceito, analisar os seus principais benefícios, discutir quais elementos devem ser considerados no momento de escolha dos indicadores ideais para cada organização, entre outras questões fundamentais.

Se você quer otimizar a gestão do seu negócio, este post é para você. Acompanhe tudo sobre os indicadores de desempenho e o que eles podem fazer pela sua empresa. Vamos lá!

1. O que são os indicadores de desempenho?

Os indicadores de desempenho são um dos instrumentos mais importantes para a gestão de uma empresa, pois permitem medir os resultados da organização de forma precisa, objetiva e eficiente.

Para entender melhor a importância dos indicadores de desempenho, é fundamental compreender o conceito do termo KPI, que vem do inglês “Key Performance Indicator” (ou indicadores chave de performance).

Esse conceito surgiu da necessidade identificar e classificar os principais números de uma empresa. Afinal, em um primeiro olhar, tudo aquilo que pode ser medido por meio de valores pode ser considerado um indicador de desempenho.

Entretanto, para o sucesso da gestão, são os indicadores diretamente relacionados ao resultado operacional da empresa que importam. E, por isso, é muito importante definir quais são os KPIs da sua empresa, aqueles índices e números que afetam diretamente os seus resultados e que, por isso, demandam atenção contínua.

Em resumo, os indicadores de desempenho são medidas quantitativas que podem ser facilmente mensuráveis e acompanhadas ao longo de intervalos de tempo determinados, garantindo que o gestor tenha uma visão completa e objetiva do andamento da organização.

2. Por que usar os indicadores de desempenho?

Por mais experiente e bem preparado que seja, um gestor precisa de auxílio em seus processos decisórios e na implementação de mudanças que vão levar a organização em direção ao sucesso. Isso significa que a gestão deve ser sempre baseada em dados, medidas e informações precisas, muito mais do que no feeling ou em opiniões pessoais do gestor.

Só é possível ter uma visão clara da situação da empresa no mercado a partir do acompanhamento constante dos principais indicadores de desempenho que impactam aquela empresa. Assim, se um gestor busca constantemente a melhoria do seu negócio, ele precisa conhecer os seus índices e entender como eles têm se transformado com o tempo.

Se o indicador que mede a satisfação dos clientes se encontra estagnado na mesma faixa, por exemplo, é hora de adotar medidas para que a empresa possa surpreender e encantar o seu público.

Se, por outro lado, o faturamento vem aumentando consideravelmente, esse é um sinal inequívoco de que a empresa segue no rumo certo, sobretudo se os outros indicadores também apresentam melhorias. Utilizar indicadores de desempenho de forma correta e sistemática é muito importante para garantir uma gestão acertada e eficiente.

3. Os principais benefícios dos indicadores de desempenho

Já entendemos as razões pelas quais usar bons indicadores de desempenho é fundamental para o crescimento da empresa, certo? Entretanto, é importante compreender que a consequência principal — ou seja, um melhor acompanhamento da situação geral da organização — é apenas um dos benefícios garantidos por essa escolha.

Nos níveis mais variados e em todas as áreas da organização, a utilização de indicadores de desempenho traz uma série de vantagens secundárias e correlatas. Para uma visão mais completa de todas as melhorias que podem ser alcançadas no processo, analisaremos aqui os principais benefícios de uma gestão baseada em KPIs. Acompanhe.

3.1. Crescimento

São várias as pesquisas que mostram que a grande maioria das empresas que não atingem o segundo ano de vida falham justamente na ausência ou na escolha equivocada dos indicadores de desempenho que devem ser acompanhados pelos gestores.

Isso significa que uma visão completa e objetiva da situação da organização é fundamental: os indicadores de desempenho permitem que o processo de crescimento se dê de forma natural e sistêmica, o que só pode acontecer em um cenário de planejamento e organização.

Veja bem: é possível crescer sem utilizar indicadores de desempenho. No entanto, as chances de que isso aconteça são muito menores quando comparadas a um cenário repleto de informações e medidas úteis.

Além disso, o crescimento fundamentado na sorte pode não durar para sempre, não é mesmo? Em contrapartida, o desenvolvimento de uma organização que se utiliza das informações obtidas a partir das análises de KPIs é sólido e constante.

3.2. Velocidade nas decisões

O bom uso dos indicadores de desempenho permite ao gestor uma visão completa da situação da organização: seus pontos fortes, seus avanços e, ainda, suas fragilidades e possíveis pontos críticos.

Essa percepção é fundamental no momento de tomada de decisões: conhecendo a empresa a fundo é muito mais fácil entender quais são os próximos passos e o caminho que deve ser seguido.

Assim, os indicadores de desempenho ajudam na definição de prioridades, na alocação de recursos e na redefinição de processos que podem ser fundamentais para o sucesso da empresa. Em um cenário de grande competitividade, tomar as decisões com velocidade e eficiência pode fazer toda a diferença!

3.3. Aumento da lucratividade

Um modelo de gestão baseado na avaliação constante de indicadores de desempenho torna, consequentemente, a empresa mais lucrativa. Ao permitir que o gestor acompanhe de perto os resultados da empresa, entendendo quais são as mudanças que otimizam a sua atuação e aumentam suas vendas, os indicadores de desempenho são um excelente caminho para um modelo de negócio mais rentável e eficiente.

A partir da sua análise, é possível alterar processos de produção, treinamentos de colaboradores e uma série de outras questões que têm impacto direto nos valores acumulados ao final de cada mês. E não é esse o objetivo final de todas as empresas?

3.4. Transparência

Uma empresa que avalia e acompanha os resultados com indicadores de desempenho tende a ser um espaço muito mais interessante e motivador para os seus colaboradores. Isso acontece porque as análises com KPIs oferecem transparência e objetividade aos processos.

Os colaboradores passam a saber quais são os objetivos, as expectativas em relação ao trabalho de cada um e como ser um profissional cada vez melhor. Por isso, é muito importante compartilhar os resultados das avaliações com a sua equipe.

É claro que algumas informações estratégicas podem e devem ficar restritas aos gestores, mas mostrar ao time de colaboradores como a empresa vem se desenvolvendo, quais são as principais conquistas e como o trabalho de cada um é fundamental para o crescimento do negócio tem um impacto extremamente positivo na motivação e na produtividade do time.

3.5. Organização da informação

Ser o gestor de uma organização, significa, entre tantas responsabilidades, dar conta de uma função que é indispensável: lidar com um volume imenso de informações importantes e indispensáveis para o sucesso da empresa. Uma das formas mais eficientes de organizar tudo isso é, portanto, por meio do uso de indicadores de desempenho.

4. O que caracteriza um bom indicador de desempenho?

Como já discutimos, muitas informações podem ser tomadas e analisadas como indicadores de desempenho, a partir das especificidades e necessidades da organização. Entretanto, para que a escolha seja adequada e útil para os gestores, é importante que o indicador tenha algumas características fundamentais, que vão garantir que os resultados sejam de fato relevantes e interessantes para a empresa.

Antes de tudo, é necessário disponibilidade e baixo custo para obtenção. Isso significa que os dados devem ser fáceis e acessíveis para a coleta. Caso contrário, a avaliação do indicador pode demandar muito mais tempo e investimento que o necessário, ou mesmo se tornar inviável e, por isso, não ser realizada com a periodicidade necessária.

Outro ponto importante é a simplicidade: um bom indicador de desempenho é facilmente compreendido em uma análise, assim como a sua importância para a empresa. De nada adianta transformar uma informação complexa e específica em indicador de desempenho se ninguém for capaz de compreender o que ela significa em um contexto geral.

A estabilidade também é fundamental. Para que uma informação seja um indicador relevante, ela deve permanecer ao longo do tempo, uma vez que a avaliação da evolução do indicador tem um significado muito mais importante para a empresa do que a análise de um dado isolado. Sendo assim, não é interessante observar dados e informações intermitentes e que não existem com constância na empresa.

Por fim, a rastreabilidade e a representatividade fazem toda a diferença na qualidade dos indicadores. A primeira garante que seja possível a origem, o registro e a manutenção dos dados, garantindo um histórico preciso e bem organizado das informações da empresa.

Já a segunda diz respeito à necessidade de abordar itens dos mais variados setores da organização. Isso significa que um bom conjunto de indicadores cuida da satisfação dos clientes, da lucratividade e da eficiência da empresa, sem concentrar-se em um ou outro tipo de abordagem.

5. Os indicadores ideais para o meu negócio

A escolha dos indicadores de desempenho adequados ao negócio é um dos momentos mais importantes do processo. Afinal, trabalhar com os indicadores errados pode trazer percepções e impressões equivocadas da situação da organização e dificultar a tomada de decisões. Existem vários indicadores que podem ser analisados pelo gestor.

Nós inclusive já discutimos, aqui no blog, quais são os grupos a serem avaliados constantemente. É essencial, antes de tudo, compreender que cada empresa, independente do porte ou setor de atuação, tem as suas especificidades, características fundamentais e necessidades e demandas particulares, que se relacionam com a sua forma de atuação, seu público e seus objetivos.

Então, o mais importante é descobrir qual a essência da sua empresa, seus objetivos a curto e longo prazo e, a partir daí, determinar os indicadores que mais se alinham ao contexto. Uma empresa que quer ser reconhecida pelo melhor atendimento, por exemplo, não pode deixar de avaliar a satisfação dos clientes, não é mesmo?

Veja agora alguns dos indicadores mais utilizados no mercado. Procure entender como cada um se aplicaria à sua realidade, para determinar quais são os mais adequados ao seu negócio. Trabalhar com uma média de 3 a 5 indicadores é o ideal.

Assim, você consegue ter uma visão complementar de áreas administrativas diferentes, sem comprometer exageradamente o seu tempo e a sua energia com as avaliações.

5.1. Grau de dependência

O grau de dependência avalia quantos por cento das vendas da empresa estão concentradas em um só cliente. Esse é um índice importante, sobretudo para empresas que possuem grandes contas com determinados clientes, já que uma diminuição das compras ou mesmo o cancelamento do contrato pode significar, nesses casos, um imenso problema.

Acompanhe sempre o grau de dependência da sua empresa e procure ampliar a cartela de clientes, garantindo maior autonomia na atuação e, consequentemente, mais estabilidade.

5.2. Novos clientes

Medir a porcentagem de aumento de clientes é sempre um bom caminho para entender como está o posicionamento da empresa no mercado. Um alto índice de novos clientes significa que a imagem da empresa é positiva e que um número cada vez maior de pessoas tem se interessado por seus produtos e serviços.

Por outro lado, a diminuição desse número é um forte indício de que é preciso repensar estratégias de marketing e posicionamento, garantindo mais visibilidade à marca e despertando o interesse do público.

5.3. Gasto geral

Em um mercado cada vez mais competitivo, é importante adotar algumas estratégias que possibilitem aumento de produtividade e economia para a empresa. E isso só pode acontecer se o gestor tem uma ideia real e precisa de quanto é o seu gasto geral, ou seja, quanto está sendo gasto mensalmente para manter a empresa funcionando.

Nem é necessário dizer que esse número deve ser menor que o faturamento da organização — requisito para que ela tenha lucro ao final do mês —, certo? É importante, contudo, avaliar como o gasto geral se comporta ao longo do tempo, tempo em mente que o cenário ideal prevê uma diminuição desses valores, aumentando, então, a lucratividade da empresa.

5.4. Aumento do faturamento e lucro líquido

O faturamento da empresa, como dado isolado, não tem grande significado para a gestão. Isso acontece porque, algumas vezes, o faturamento alto pode significar também um custo fixo elevado, o que faz com que o rendimento ao final do mês não seja suficiente para o crescimento da empresa.

Assim, é recomendável avaliar como o faturamento vem crescendo ao longo dos meses, tendo como meta índices cada vez mais satisfatórios. Além disso, trata-se de um indicador que deve ser analisado em conjunto com o lucro líquido da empresa. Mais uma vez, de nada adianta aumentar o faturamento se o lucro líquido está em queda.

5.5. Índice de turnover

Todo gestor sabe que a produtividade da empresa está totalmente ligada à motivação dos colaboradores. Por isso, é muito importante acompanhar de perto os índices de satisfação e rendimento da equipe. Um indicador capaz de oferecer um panorama completo sobre a situação da equipe é o índice de turnover, que mede a porcentagem de colaboradores que está deixando a empresa.

A saída constante de membros da equipe e os novos processos de contratação podem ser bastante dispendiosos para a empresa, além de significarem um atraso no desenvolvimento da mesma, já que um colaborador que conhece todos os processos e a cultura da empresa tende a render muito mais.

Por isso, o ideal é que os índices de turnover se mantenham constantes — ou melhor, em queda, o que é o reflexo de uma equipe motivada, coesa e bem preparada para os desafios da empresa.

5.6. Qualidade

Para se manter no mercado, é preciso oferecer qualidade aos clientes — principalmente nos dias de hoje, quando o cenário mais competitivo tem gerado um público cada vez mais exigente e orientado.

Por isso, é fundamental acompanhar a qualidade dos produtos oferecidos, seja através da satisfação dos clientes, das taxas de recompra ou mesmo da porcentagem de produtos avariados em um dia de produção.

São várias as formas de saber se a empresa tem oferecido qualidade aos seus clientes. O mais importante é garantir que, diante de um resultado que não seja satisfatório, a empresa se mostre disposta a alterar processos, matérias-primas ou a qualificar a equipe para garantir que o cliente perceba a mudança positiva e fique cada vez mais satisfeito com a marca.

6. Ferramentas: softwares e plataformas

Em um mundo cada vez mais dinâmico e complexo, é muito importante poder contar com o apoio de ferramentas que otimizem processos e tornem o trabalho do gestor (e, consequentemente, de todo o time) mais eficiente e eficaz.

Pensando nisso, é impossível falar de indicadores de desempenho sem mencionar a relevância de ferramentas tecnológicas que têm muito a contribuir com o processo. Hoje em dia podemos trabalhar a obtenção, o arquivamento e a análise de dados importantes a partir de softwares e plataformas específicos e especializados.

Um bom software de gestão permite que todas as informações, os relatórios e as análises de indicadores de desempenho sejam feitos sob uma ótica sistêmica. As facilidades tecnológicas garantem que o processo seja mais seguro e eficiente, e que a organização das informações se dê por períodos de tempo indeterminado, garantindo que o histórico da empresa seja preservado.

Nesse contexto, informações financeiras e tributárias da empresa estão, também, muito mais organizadas e protegidas. Além disso, as plataformas e softwares são desenvolvidos com base em um know-how específico, que garante que a forma como as informações são utilizadas ali sejam de grande auxílio no trabalho do gestor.

7. O trabalho das consultorias

Outra forma de otimizar os resultados da utilização dos indicadores de desempenho é contar com o trabalho de uma boa consultoria especializada. Uma empresa com grande experiência na área de gestão, capaz de realizar um diagnóstico completo da organização, auxiliará você em todo o processo de implementação e de avaliação dos indicadores.

Uma empresa focada em entregar soluções e resultados para os gestores sabe como trabalhar de forma eficiente com as informações obtidas, participando de todo o processo — desde a seleção dos indicadores mais adequados até a análise dos resultados e a adoção de mudanças para a obtenção de índices cada vez melhores.

É importante lembrar que uma visão externa pode contribuir bastante com o desenvolvimento da empresa. Não é raro que os gestores fiquem tão imersos em situações particulares da organização que não consigam avaliar os índices e perceber quais são os melhores caminhos a seguir.

Uma boa consultoria atua de forma personalizada e bem direcionada às demandas da organização, trabalhando da melhor forma possível todos os índices e informações levantados.

Os indicadores de desempenho são ferramentas fundamentais para que os gestores possam levar os seus negócios por caminhos cada vez mais sólidos e bem-sucedidos. Independente do porte da sua empresa, é preciso ter em mente que não é possível gerir um negócio somente com base em impressões ou intuição.

Indicadores objetivos e informações precisas sobre vários aspectos da empresa são necessários para que se saiba como tornar o negócio cada vez melhor. Pronto! Agora que você já sabe exatamente o que são os indicadores de desempenho e como eles podem fazer a diferença nos resultados da sua empresa, é só seguir o passo a passo do sucesso.

Escolha os indicadores mais adequados à sua necessidade e não deixe de acompanhar o progresso de cada um, adotando as medidas necessárias para alcançar melhores resultados.

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Marcelo Guidugli

Graduado em administração de empresa, MBA em Controladoria e Finanças pela FUNDACE-USP-RP, MBA em Marketing também pela FUNDACE-USP-RP e MBA em Sistemas de Informação FIAP-SP, com 26 anos de experiência atuando inicialmente como analista de sistema no desenvolvimento de softwares empresariais na Companhia Açucareira São Geraldo S/A, Omega Sistemas Ltda, Usina Mandu S/A e posteriormente como consultor de implantação de sistemas e gestão empresarial. Atualmente é CEO da PROCFIT focado no planejamento estratégico e desenvolvimento de produtos.

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