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Veja como o ERP pode ajudar nos processos do varejo

Administrar empreendimentos varejistas não é uma tarefa fácil. Ainda mais quando se é responsável por várias lojas. O setor do varejo demanda muita organização e planejamento para garantir a produtividade e os resultados positivos para o negócio. Conduzir as finanças, os tributos e os processos de operação e vendas são algumas das responsabilidades do gestor do negócio, que podem ser facilitadas por um ERP (Enterprise Resource Planning). O ERP é um software que ajuda no planejamento dos recursos de uma empresa. Por meio dele, é possível integrar todos os dados e informações do negócio varejista em um único sistema.

Essa ferramenta tecnológica é um importante alternativa para organizar a gestão e potencializar os resultados do varejo. Gerenciar tantos processos sem a ajuda da tecnologia pode ser mais complicado e comprometer o sucesso do negócio. Atribuições como a gestão de caixa, coordenação operacional, planejamento orçamentário e tributário, conhecimento da legislação específica do varejo, controle de estoque, logística, gestão de vendas e promoções podem ser melhor realizadas com a ajuda de um ERP.

Confira algumas vantagens que um sistema ERP pode proporcionar para empresas do varejo.

Organização financeira no ERP

A automação comercial vai contribuir para a organização financeira do negócio varejista. Controlar o fluxo de caixa — procedimentos de entrada e saída de dinheiro —, realizar o fechamento do mesmo e sistematizar documentos que comprovem as formas de pagamento, por exemplo, fica mais fácil por meio de um software capaz de armazenar todas as operações diárias.

O ERP permite ainda a classificação detalhada dos registros de vendas por cliente e opções de pagamento, o que assegura a verificação precisa dos dados. Além disso, a conferência mensal dessas informações pode ser feita com maior segurança e controle, já que eles estão reunidos no mesmo sistema.

A construção de um planejamento orçamentário também é favorecida pelo uso de um ERP. Considerando que o planejamento leva um tempo para ficar pronto, ter todas as informações concentradas no mesmo sistema contribui para a preparação ágil e minuciosa. Com um ERP também fica mais fácil preparar planilhas e relatórios e compartilhá-los com gestores de outros departamentos da empresa. Assim, os documentos ficam mais precisos e impactam a saúde financeira do negócio de forma positiva.

A gestão de investimentos também é beneficiada pelo apoio do software. Como o ERP organiza as informações financeiras, é mais viável identificar as melhores opções para investir no negócio. Além disso, o sistema torna a comunicação dos gestores de todas as áreas da empresa mais viável, o que favorece a tomada de decisões. O contato com instituições financeiras também é facilitado pelo ERP.

Planejamento tributário

O planejamento tributário visa amenizar o pagamento de tributos pela empresa, mas sempre obedecendo a lei. Dessa maneira, contar com um ERP é fundamental para o melhor conhecimento dos tributos do varejo e a definição de quais devem ser pagos pela empresa.

Reunir informações sobre impostos, taxas, contribuições, legislação e sistemas de tributação em um software de gestão vai permitir maior organização e facilidade de cálculos, além da identificação dos tributos pagos indevidamente, que podem ser restituídos.

Vale lembrar que como o planejamento será feito ano a ano, é importante contar com uma ferramenta tecnológica que proteja todo o histórico de dados, que serão úteis para o próximo período.

Sem o ERP também seria impossível o varejo cumprir todas as obrigações tributárias exigidas no âmbito municipal e estadual. Ele facilita o pagamento eletrônico das guias de impostos e da escrituração eletrônica — contábil e fiscal —, além de possibilitar maior controle tributário da emissão fiscal e evitar erros, como a possível duplicidade do cupom fiscal eletrônico.

Além disso, a possibilidade de acessar essas informações a qualquer momento e de qualquer lugar facilita a comunicação entre o contador e o gestor da empresa varejista.

Gestão operacional

Contar com um sistema ERP também ajuda empresas do varejo na eficiência dos processos operacionais. Manter um estoque organizado é o ponto mais importante para que o fluxo operacional siga em bom funcionamento. A partir de um software que agrega todas as informações e permite o acesso de todos os setores da empresa em tempo real, fica mais fácil controlar a logística reversa do varejo, que envolve todo o ciclo de negócios.

Qualquer gestor poderá acessar informações atualizadas sobre fornecedores, entrada e saída de produtos, além das ações pós-venda. Um ERP possibilita a integração de todos esses processos e os torna mais céleres. Ele viabiliza a identificação das mercadorias que vendem menos, o controle da validade, do armazenamento e da distribuição dos produtos e auxilia no investimento preciso para evitar perdas ou excessos.

Implementação de estratégias de vendas

A partir de informações detalhadas e bem organizadas em um ERP o gestor da empresa de varejo terá mais chances de acertar na escolha das estratégias de vendas, tanto para a realização de promoções quanto para que as ações fiquem mais bem alinhadas ao público-alvo. Uma boa implementação de estratégias de vendas depende da eficiência do controle do estoque e da logística, e claro, da facilidade de integrar todos esses processos em um mesmo sistema tecnológico.

Conhecendo melhor as especificidades de cada produto disponível no estoque — qualidade, validade, preço e demanda — é possível criar promoções e ações que incrementem as vendas. Além disso, a partir de dados concretos, fica mais fácil reavaliar a precificação dos produtos e reverter resultados negativos. Um ERP também possibilita conhecer melhor cada cliente, as necessidades e tendências de consumo, por meio de um controle personalizado, e avaliar as características das praças em que vai atuar.

Com as informações bem estruturadas, também é possível projetar o incremento de vendas para os próximos meses e usar os indicadores compilados em um banco de dados para avaliar erros de estratégia e buscar novos caminhos.

É importante destacar que práticas de controle manuais impedem a visão detalhada e aprofundada dos processos do varejo, a percepção para a resolução dos problemas e a criação de novas oportunidades. Além de auxiliar na otimização das informações e no aumento do lucro do negócio varejista, o ERP também propicia a redução de custos. Como ele substitui vários outros sistemas e ferramentas que eram usadas separadamente em setor da empresa, os custos de desenvolvimento, implantação e manutenção de cada um deles passam a ser geridos apenas por um software.

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Claiton Andrade

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