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7 erros que estão atrapalhando o controle de estoque da sua empresa

Diz o ditado popular que “estoque é dinheiro parado”. Realmente, ele pode ser verdade se o estoque que estamos falando não está planejado para atender uma demanda em crescimento, ou se justificar em uma oportunidade de negociação, ou até mesmo ser um fator estratégico logístico, caso a empresa esteja situada em uma região de menor frequência de abastecimento.

Por isso, o desafio é conseguir obter o ponto de equilíbrio que garanta o nível de estoque coerente com fluxo de caixa, demanda e validade do produto — nesse último caso, quando falamos em produtos perecíveis ou regulados por órgãos do governo como ANVISA.

É nesse contexto que trazemos para você alguns erros que afetam seu estoque e impedem sua empresa de alavancar os resultados!

1. Deixar de fazer um inventário periódico

Toda empresa que lida com estoque separa um tempo — normalmente uma vez ao ano — para fazer o balanço de estoque, ou seja, uma contagem, para avaliar sua composição e para saber se as quantidades físicas estão de acordo com as informações apontadas no sistema. Isso é feito, principalmente, para identificar itens obsoletos e adequar o estoque contábil ao físico.

Essa é uma atividade muito importante para o controle de estoque, contudo, realizada em um espaço de tempo tão longo, dificilmente permite identificar com precisão as origens das falhas e como corrigi-las.

O ideal é realizar inventários periódicos em menores proporções. Um exemplo prático é fazer a contagem de um grupo de produtos a cada semana. Além de ajudar a manter a acuracidade alta, qualquer problema — como perdas, avarias e desperdícios, por exemplo — é apontado com maior agilidade e as ações tomadas se tornam mais eficazes.

Os inventários rotativos permitirão que a empresa tenha seu estoque mais preciso, o que ajudará na tomada de decisão, tornando a reposição de estoque mais acertada e reduzindo as perdas por vencimento, avarias e até mesmo roubo. Além disso, próprio custo na manutenção do estoque é reduzido, pois inventários rotativos não impedem a empresa de executar suas operações triviais — o que não ocorre no caso dos inventários gerais.

2. Não promover a integração com as áreas de Compras e Comercial

A comunicação entre esses três setores é fundamental. O conceito de SOP — sigla para Sales & Operations Planning, ou Planejamento de Vendas e Operações, em português — deve ser aplicado na prática, para ajudar a equilibrar as “lutas de cabo de guerra” entre eles.

Enquanto compras quer manter os contratos e pedidos para que os preços sejam mantidos e a reposição garantida, o Comercial quer um mix de produtos para vendas muitas vezes não planejado pelo setor de aquisições e acaba vendendo o que não tem,  ou vende menos do que podia. Por fim, o financeiro quer compras menores com maior prazo de pagamento para ajudar na liquidez e manutenção do fluxo de caixa.

Um exemplo disso ocorre quando o cliente procura um item que já está esgotado e o setor de Compras não recebeu o alerta sobre a necessidade de reposição. Ou seja, tanto Suprimentos, quanto Estoques e Comercial têm seu desempenho afetado negativamente.

Logo, a comunicação entre essas áreas precisa ser sempre fluida e o trabalho deve ser feito em um esquema de cooperação, pois todos atuam por objetivos em comum.

3. Não usar indicadores para acompanhar o controle de estoque

Os indicadores de desempenho são ferramentas de gestão utilizadas para:

  • Avaliar os resultados de determinado processo;
  • Medir a eficácia da estratégia adotada em relação ao alcance das metas traçadas;
  • Apontar as melhorias a serem realizadas.

Em relação ao controle de estoque, o ideal é acompanhar indicadores importantes como:

  • Ruptura de estoque: mede a quantidade de vezes em que uma venda deixa de ser realizada por falta de item disponível. Esse dado é importante para melhorar o acompanhamento dos produtos e sua necessidade de reposição;
  • Giro de estoque: é utilizado para mensurar quanto tempo determinado produto fica no armazém, contando desde a data em que ele é recebido, até o momento de sua venda. Ajuda a evitar faltas e excessos de itens na hora de comprá-los, melhorando a composição do estoque;
  • Curva ABC: ajuda a identificar os itens mais importantes — em termos de faturamento, lucratividade e giro — e quais não possuem tanta relevância. Isso permite que o setor de compras faça aquisições mais inteligentes;
  • Previsão de demanda: permite estimar o consumo médio de cada item para os próximos períodos, considerando o histórico de vendas e o giro dos materiais. Também é importante para melhorar as decisões de compras e compor o estoque de forma mais acertada, garantindo o atendimento aos pedidos.

Esses são apenas alguns dos exemplos de indicadores de desempenho aplicáveis ao controle de estoque. Também é possível utilizar outros como, por exemplo:

  • Custo do produto;
  • Produtividade;
  • Índice de perdas;
  • Avarias e desperdícios;
  • Acuracidade de inventário.

4. Não ter um processo estruturado de trocas e devoluções

É natural que os clientes tenham, eventualmente, a necessidade de trocar ou devolver, algum produto. O erro ocorre quando esse processo não está bem estruturado, causando possíveis divergências no momento de retornar com o item para o estoque. Sendo assim, é necessário padronizar uma rotina que envolva o endereçamento correto e os devidos trâmites no sistema, evitando os chamados “furos de estoque”.

Assim, a acuracidade do inventário não fica comprometida e as quantidades físicas condizem com a disponibilidade no sistema.

5. Fazer um planejamento que contemple apenas o curto prazo

Por ser considerada uma área altamente operacional, alguns gestores se preocupam mais com o planejamento de curto prazo — capacidade de recebimento, rotinas de trabalho, metas de produtividade, objetivos mensais, entre outros — e acabam negligenciando uma estratégia mais elaborada. Porém, esse erro prejudica objetivos maiores e impede que a área alcance uma alta performance.

O ideal é ter metas maiores e criar ações de acompanhamento e melhorias que ajudem a área a alcançar a excelência. Deve-se:

  • Acompanhar as previsões de demanda, fazendo os ajustes necessários, de tempos em tempos;
  • Elaborar propósitos de melhorias e desenvolvimento do setor;
  • Alinhar o plano com a estratégia empresarial.

6. Manter um alto volume de processos manuais

A quantidade de dados gerada em uma rotina de gestão de estoques é muito alta. Ao ter muitos processos manuais, várias questões relevantes correm o risco de serem negligenciadas ou passarem despercebidas. Para evitar isso, é ideal investir em tecnologia e automatizar as rotinas.

A implantação de um sistema de gestão reduz o índice de erros, melhora o fluxo de informações, aumenta o controle sobre os dados, ajuda na redução de custos, moderniza a operação, impulsiona a produtividade e, consequentemente, melhora o controle de estoque.

7. Não acompanhar o giro dos materiais adequadamente

Como dissemos acima, o giro do estoque serve para conhecer o tempo médio durante o qual um item permanece disponível, até ser vendido. Além de melhorar as decisões de compra, essa análise fornece dados a respeito do ponto ideal de ressuprimento e do melhor momento para realizar uma nova aquisição — considerando os prazos de entrega do fornecedor —, evitando falta dos produtos no estoque e perda de vendas.

Alguns desses erros ainda são muito comuns, apesar dos impactos que causam na empresa. Como se vê, um controle de estoque inadequado causa:

  • Insatisfação dos clientes (devido às faltas);
  • Queda no faturamento (por perda nas vendas);
  • Aumento dos custos;
  • Mau investimento do capital de giro (utilizado para comprar os produtos).

O que achou desse artigo? Algum desses erros já foram, ou são, cometidos no controle de estoque da sua empresa? Aproveite os comentários para compartilhar suas experiências conosco!

Marcos Cônsoli

Engenheiro de Produção, formado pela USP com mais de 12 anos de experiência em mapeamento de processos e implantação de sistemas ERP nos setores da indústria, varejo e distribuição. MBA em Implantação de Sistemas de Gestão Empresarial pela FIAP e certificado em Supply Chain Management – Certified in Production and Inventory Management (CPIM) – pela APICS. Atualmente, é vice-presidente de Sistemas da PROCFIT englobando todo setor de desenvolvimento de soluções tecnológicas, processos e service-desk.

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