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Como a conciliação eletrônica pode ajudar na gestão do fluxo de caixa?

conciliação bancária eletrônica

A boa gestão financeira de uma empresa depende de um controle objetivo e eficaz de todas as entradas e saídas de recursos. Para que esta tarefa seja desempenhada da melhor forma, integrar o fluxo de caixa com a conciliação eletrônica pode fazer toda a diferença no seu negócio.

Neste post você vai entender como a conciliação eletrônica pode ajudar na gestão do fluxo de caixa.

O que é a conciliação bancária eletrônica

A conciliação eletrônica é um processo de conferência que permite confirmar se toda a movimentação bancária está devidamente registrada na contabilidade da empresa e, por consequência, se esta foi reconhecida no fluxo de caixa.

A conciliação bancária eletrônica, além de ser um processo rápido e que aumenta a segurança da empresa em relação a erros e fraudes, ainda permite a organização das finanças de sua empresa. Além disso, facilita a apresentação de relatórios e demonstrativos das movimentações, que podem ser exigidos em caso de solicitação de empréstimos e financiamentos ou em outras situações, o que a torna uma ferramenta essencial para qualquer empresa.

Dentro da conciliação bancária também podem ser feitas a conferência de relatórios de recebimento e pagamento, o que garante ainda mais segurança e eficácia no registro das transações. Esta checagem é importante, por exemplo, no caso do atraso de recebimento de clientes, já que permite a cobrança rápida e pontual dos títulos em atraso.

Já no caso dos pagamentos, evita-se que a empresa pague juros, multas e tenha outros problemas decorrentes do atraso no pagamento de títulos.

A conciliação bancária no fluxo de caixa

A conciliação bancária é um dos principais elementos do fluxo de caixa. Isto ocorre porque, apesar do nome, ele não está limitado aos valores em dinheiro da empresa, mas deverá ser elaborado, também, com o montante disponível nas contas-correntes e nas aplicações de curto prazo.

Estes valores são conhecidos como equivalentes de caixa e integram o fluxo, pois podem ser facilmente convertidos em dinheiro.

Desta forma, tudo o que for movimentado e envolver o dinheiro propriamente dito da empresa, suas contas-correntes e aplicações de liquidez imediata deverá ser registrado no fluxo de caixa.

Na sequência, estes valores quando comparados com as entradas e saídas de recursos vão apresentar o fluxo de caixa do período.

Ainda em relação aos elementos envolvidos no fluxo de caixa, as entradas representam, em sua grande maioria, os valores recebidos de clientes pelas vendas de produtos e serviços de sua empresa.

Já no caso da saída, existe uma relação com a atividade da empresa, sendo os pagamentos necessários para que a mesma possa existir, por exemplo, salários, impostos, fornecedores e outras contas rotineiras da empresa.

Como implementar a conciliação bancária eletrônica

Ao iniciar o processo de implementação, dê preferência ao uso de soluções integradas e inteligentes que já permitam a comunicação eletrônica e automática entre as contas bancárias da empresa e o seu relatório do fluxo de caixa.

Para o início dos registros é preciso definir uma data de corte e iniciar registrar todos os saldos das contas bancárias de sua empresa.

Após a inserção e integração das contas e de seu fluxo de caixa é preciso registrar e reconhecer de forma detalhada todas as suas entradas e saídas de recursos. O detalhamento é primordial para eventuais consultas ou dúvidas que possam surgir sobre um determinado lançamento em sua conciliação.

Este detalhamento também poderá ser utilizado para a criação e análise de categorias tanto de gastos quanto de receitas, permitindo entender de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa.

Outros cuidados também são necessários como, por exemplo, no caso dos cheques pré-datados. É preciso ficar atento ao registro destes, que só deve ocorrer no momento em que os cheques fizerem, de forma efetiva, parte da movimentação, seja na entrada ou na saída de seu banco.

Caso seja possível, faça um controle somente dos cheques pré-datados para que estes não sejam incluídos de forma equivocada em sua movimentação financeira. Isso diminui consideravelmente as chances de erro.

Também é preciso fazer a conferência do seu fluxo de caixa e de conciliação bancária de forma diária, para que esta seja realmente uma ferramenta de gestão e reflita a realidade financeira atualizada da empresa.

Outro ponto de atenção é a conferência minuciosa que evita possíveis erros, falhas, falta ou duplicidade de lançamentos. Alguns bancos também possuem regras diferentes para a compensação de depósitos e isso pode gerar diferenças na hora de conferir o saldo do caixa, assim é preciso ficar sempre atento.

Vantagens do uso da conciliação eletrônica

Além de tornar o processo de elaboração do seu fluxo de caixa muito mais rápido e seguro, o uso da conciliação eletrônica ainda evita erros e retrabalhos. A conferência das contas bancárias e dos relatórios de recebimentos e pagamentos permite saber se as entradas e saídas estão ocorrendo de forma correta.

Adicionalmente, é possível saber se as taxas negociadas por uso de contas, máquinas e de outras operações financeiras estão sendo cobradas e descontadas corretamente e qual a sua evolução.

Isso permite a negociação e troca do pacote de tarifas junto ao seu banco ou a busca por outra instituição com tarifas mais atraentes.

A conciliação também auxilia na elaboração do orçamento e planejamento empresarial, já que podem ser feitos com base nestas análises financeiras históricas e de tendências, além de previsões para o futuro de sua organização.

Neste post você conheceu mais sobre o que é a conciliação bancária eletrônica e qual a importância desta na correta elaboração e uso do fluxo de caixa na gestão financeira de sua empresa.

Foi possível perceber que uma conciliação bancária integrada possui como vantagem, não só a conferência das entradas e saídas de recursos, mas permite conhecer o valor de tarifas e taxas cobradas, ajuda na cobrança de títulos não recebidos e evita o pagamento de multas e juros nos títulos a pagar da empresa.

Além disso, a conciliação bancária é um dos elementos do orçamento e planejamento empresarial necessários para uma visão de futuro da organização. E você, tem utilizado a conciliação bancária eletrônica como sua aliada? Deixe o seu comentário.

Andrei Muzel

“Graduado em Administração de Empresas pela FAIT e MBA em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria pela FGV com 16 anos de experiência na área de gestão administrativa, entre empresas de serviços e varejo. Como Gerente Administrativo, gerenciou da implantação de sistemas ERP, PDV, com atuação nos controle contábeis e tributários, planejamento, controle e administração da área financeira.”

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