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Como otimizar a gestão de contratos de marketing do seu negócio?

O gestor de uma grande empresa de varejo precisa lidar com dezenas de informações e variáveis em seu processo de gestão, incluindo aí inúmeros contratos, com fornecedores, indústrias e parceiros de negócio. Se a gestão de contratos não for bem-feita, ele pode se deparar com uma série de problemas, sejam operacionais, logísticos ou mesmo legais.

Justamente por isso, é fundamental cuidar desse assunto com atenção especial. Sobretudo no caso dos contratos de marketing, é indispensável que o gestor tenha conhecimento de todas as condições acordadas, os prazos de duração das negociações, as formas de pagamento, bem como todos os outros dados que foram negociados, tanto em contratos de sell in (compras feitas pela empresa) quanto em contratos de sell out (vendas feitas pela empresa).

O gestor deve compreender, antes de tudo, que as negociações de marketing são fundamentais para o sucesso da empresa e que, por isso, devem ser feitas de forma assertiva e eficiente, o que só um bom contrato é capaz de garantir. As negociações são pautadas por bonificações em produtos ou até mesmo em dinheiro, variando com o acordo realizado e com as demandas de cada um dos parceiros.

Caso uma indústria queira, por exemplo, lançar um novo produto no mercado, incentivando a penetração da nova marca, vai oferecer uma bonificação atrelada ao volume de compra pela empresa varejista. Outro tipo de negociação de marketing pode estar vinculada ao volume de vendas de outro produto em um período pré-acordado entre ambas as partes.

Ou seja: são muitas as possibilidades e, justamente por isso, é fundamental que os contratos sejam claros e bem elaborados.

Boas práticas na gestão de contratos de marketing

Os contratos de marketing seguem uma lógica muito semelhante à lógica de outros grandes contratos da organização, na medida em que são extremamente estratégicos para o negócio. Por isso, devem ser elaborados com atenção e com alto nível de detalhes, garantindo que ambas as partes estejam satisfeitas e sintam-se seguras durante a negociação e em caso de algum imprevisto.

Assim, o gestor deve adotar como prática na gestão de seus contratos uma elaboração que conte com respaldo do departamento jurídico, garantindo que todas as cláusulas que sejam fundamentais para a empresa estejam apresentadas com clareza e precisão.

Um bom contrato de marketing deve apresentar todos os deveres e responsabilidades das partes envolvidas, detalhando também os prazos para o cumprimento dessas responsabilidades, bem como as formas escolhidas de bonificação (que pode ser em dinheiro, em descontos nas próximas compras ou até mesmo descontada diretamente na nota fiscal).

É essencial que a empresa discuta todos os detalhes da negociação com a outra parte envolvida e que o contrato traga, inclusive, as condições em caso de quebra das responsabilidades. É claro que ninguém assina um contrato pensando em descumpri-lo, mas é importante ter em mente que, às vezes, os imprevistos acontecem e, nesses casos, é essencial ter os seus interesses resguardados.

O contrato deve trazer, também, os prazos de vigência e períodos de atuação de cada parte. Em casa de uma bonificação por volume de vendas, por exemplo, é indispensável que o prazo esteja indicado no contrato.

Como tornar a gestão mais eficiente

A gestão de contratos deve se pautar, sobretudo, por uma organização completa de todas as informações, usando a tecnologia como aliada no processo. É preciso que o gestor tenha uma visão precisa de seus contratos vigentes e que consiga acessá-los com facilidade em caso de necessidade.

É interessante, também, que a empresa tenha modelos de contrato padrão. Assim, mesmo que mudem um pouco as condições de negociação a cada acordo de marketing, a empresa segue uma lógica definida e o profissional consegue ter mais familiaridade com suas responsabilidades, obrigações e direitos.

É essencial que as datas de vigência do contrato sejam de fácil acesso ao gestor. Com base nessa informação, fica muito mais fácil traçar um plano de ação, organizar os recebimentos e mesmo fazer um planejamento estratégico e financeiro com foco nos meses seguintes às ações de marketing estipuladas.

Em outras palavras, como são muitas as variáveis envolvidas em um contrato de marketing, a boa gestão e a eficiência passam, essencialmente, pela organização, proteção e simples acesso à informação.

Ferramentas de gestão de contratos

Uma ferramenta de gestão de contratos adequada a uma grande empresa é aquela que, antes de tudo, é compatível com o sistema de gestão. Afinal, é através do ERP que a empresa organiza os seus dados financeiros e administrativos e, em hipótese alguma, os dados de contrato podem estar em outra plataforma.

Por isso, modelos como o módulo “Gestão de contratos de marketing ou comercial” da Procfit são tão interessantes e podem se configurar como uma ferramenta poderosa. Ele é instalado dentro do ERP e permite que o gestor registre os detalhes de cada negociação, como período, número de parcelas, produto negociado, entre outros dados.

A partir dessas informações, o próprio sistema gera informações de contas a receber, permitindo uma cobrança mais organizada e assertiva, além de uma maior organização do fluxo de caixa da empresa.

Por fim, o sistema gera ainda um contrato físico com base nas condições negociadas e esse é o documento que vai orientar todos os passos do acordo. O contrato deve ser assinado por ambas as partes e é automaticamente vinculado aos outros dados de gestão da organização, permitindo uma maior organização dos fluxos e um sistema de dados completo e sempre atualizado.

Agora que você já conhece a importância de se cuidar da gestão de contratos de marketing dentro da sua empresa, é só adotar algumas mudanças para garantir que os dados estejam sempre organizados e protegidos e que as negociações sejam realizadas da melhor forma possível, em um contexto que seja proveitoso e interessante para ambas as partes.

Lembre-se que isso só é possível com o auxílio de parceiros competentes e com experiência no assunto. Um sistema de gestão que conte com um módulo especial para organização dos contratos pode ser uma ferramenta poderosa e fazer toda a diferença no dia a dia da empresa. Portanto, pesquise bastante e escolha uma empresa preparada para ajudar você nos desafios de gestão de um negócio cada vez mais forte e bem-sucedido.

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Claiton Andrade

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